Wie ein Planungs- und Architekturbüro im Großraum München seine IT-Ausfälle senkte
Ein Planungs- und Architekturbüro mit 47 Arbeitsplätzen betrieb seine IT ohne feste Zuständigkeit – Störungen blieben liegen und bremsten die Planungsteams aus. Mit Managed IT von R2IT wurde aus reaktiver „Feuerwehr-IT“ ein planbarer, überwachter Betrieb mit festen Ansprechpartnern.
- Planung & Architektur · Großraum München · 47 Arbeitsplätze
- Ausgangslage: reaktive IT ohne festen Ansprechpartner
- Lösung: Managed Services mit Servicevertrag & SLA
Auf einen Blick
Reales Projekt. Aus Vertraulichkeitsgründen (NDA) nennen wir keine Namen und verzichten auf Details, die Rückschlüsse zulassen. Kennzahlen sind projektspezifisch.
Ausgangslage
Das Büro aus dem Großraum München mit 47 Arbeitsplätzen hatte keine dedizierte IT-Abteilung. Zuständig war „nebenbei“ ein technisch versierter Mitarbeiter. Updates, Backups und Störungen wurden reaktiv abgearbeitet – einen Überblick über den Zustand der Systeme gab es nicht, ebenso wenig feste Reaktionszeiten oder ein getestetes Backup-Konzept. Dabei arbeitet das Büro täglich mit rechenintensiven CAD- und Planungsanwendungen und großen Projektdaten.
Herausforderung
Störungen blieben oft stundenlang liegen, weil niemand klar zuständig war – standen CAD-Arbeitsplätze oder der Zugriff auf Projektdaten still, geriet die Planung unter Termindruck. Ohne Monitoring und ohne getestete Sicherungen bestand ein reales Geschäftsrisiko: Ein größerer Ausfall oder der Verlust von Projekt- und Plandaten hätte laufende Bauvorhaben empfindlich getroffen. Gesucht war kein weiterer „Ticket-Dienstleister“, sondern ein verlässlicher Partner mit planbaren Zusagen.
Lösung
R2IT stieg mit einer IT-Betriebsanalyse ein und leitete daraus einen priorisierten Fahrplan ab. Umgesetzt wurde in klaren Phasen – vom Servicevertrag mit festen Reaktionszeiten über Monitoring und Patch-Management bis zu Helpdesk und Vor-Ort-Service. Ergänzt wurde ein Backup nach dem 3-2-1-Prinzip mit regelmäßigen Restore-Tests, damit die Wiederherstellung im Ernstfall wirklich funktioniert.
Ergebnis
Innerhalb des ersten Jahres sanken die ungeplanten Ausfälle um rund 60 %, die durchschnittliche Reaktionszeit fiel von rund acht Stunden auf unter eine Stunde, und etwa drei Viertel der Anfragen wurden direkt im 1st-Level gelöst. Die Planungsteams werden spürbar seltener durch IT-Themen ausgebremst – und die Geschäftsführung hat erstmals planbare IT-Kosten und einen klaren Ansprechpartner.
„Wir müssen uns nicht mehr selbst um die IT kümmern und wissen im Störungsfall genau, wen wir erreichen. Das gibt uns bei laufenden Projekten und Terminen echte Sicherheit.“
Geschäftsführerin des Planungsbüros
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