Wie eine Werbeagentur aus Bayern störungsfrei auf Microsoft 365 migrierte
Eine Werbeagentur mit 43 Mitarbeitenden wollte weg vom eigenen lokalen Exchange-Server – hin zu Microsoft 365, ohne Datenverlust und ohne Stillstand für ihre kreativen Teams. R2IT plante die Migration in klaren Schritten, sodass während der gesamten Umstellung weitergearbeitet werden konnte.
- Werbeagentur · Bayern · 43 Mitarbeitende
- Von lokalem Exchange zu Microsoft 365
- Kein Datenverlust, keine Betriebsunterbrechung
Auf einen Blick
Reales Projekt. Aus Vertraulichkeitsgründen (NDA) nennen wir keine Namen und verzichten auf Details, die Rückschlüsse zulassen. Kennzahlen sind projektspezifisch.
Ausgangslage
Die Agentur betrieb ihre E-Mail über einen lokalen Microsoft-Exchange-Server im eigenen Haus – inklusive großer Postfächer und öffentlicher Ordner. Der Server musste selbst gewartet, gesichert und aktuell gehalten werden, und ortsunabhängiges Arbeiten war nur eingeschränkt möglich. Für ein kreatives Team, das eng und mit vielen Anhängen mit Kunden kommuniziert, wurde das zunehmend zum Engpass.
Herausforderung
E-Mail ist für eine Agentur geschäftskritisch – ein tagelanger Ausfall oder verlorene Nachrichten wären ein echtes Risiko. Der Umstieg der 43 Arbeitsplätze musste deshalb ohne Datenverlust und ohne spürbaren Stillstand gelingen, mitten im Tagesgeschäft mit engen Kundendeadlines. Zusätzlich sollten große Postfächer und öffentliche Ordner vollständig und sauber nach Microsoft 365 übernommen werden.
So lief die Migration
Damit der laufende Betrieb nicht ausgebremst wurde, migrierte R2IT in klar getrennten Schritten. Zunächst richteten wir den Microsoft-365-Tenant ein und legten alle Benutzer an. Anschließend startete die erste Replikation der vorhandenen Exchange-Daten – die Dauer hängt von Datenmenge, Postfachgrößen, öffentlichen Ordnern und Uploadgeschwindigkeit ab und liegt in der Regel bei ein bis fünf Tagen. Parallel installierten wir bei Bedarf bereits Outlook für Microsoft 365 auf den Arbeitsplätzen, sodass altes und neues Postfach vorübergehend gemeinsam nutzbar waren und niemand seine Arbeit unterbrechen musste.
Zum festgelegten Stichtag übertrugen wir das seither hinzugekommene Delta und stellten die DNS-Einträge auf Microsoft 365 um; neue E-Mails wurden – abhängig von der weltweiten DNS-Aktualisierung – schrittweise an die neuen Postfächer zugestellt. Sobald der Empfang über Microsoft 365 zuverlässig lief, migrierten wir das verbliebene Delta ein letztes Mal nach und entfernten das alte Postfach. Auf Wunsch begleiten wir den Betrieb danach dauerhaft – inklusive Microsoft-Lizenzierung und laufendem Support.
Ergebnis
Die Agentur wechselte ohne Datenverlust und ohne spürbare Betriebsunterbrechung auf Microsoft 365. Weil während der Migration mit beiden Postfächern weitergearbeitet werden konnte, gab es keinen „Stichtag-Stillstand“. Seitdem arbeitet das Team ortsunabhängig – E-Mail, Kalender und Dateien sind im Büro, im Homeoffice und beim Kunden gleichermaßen verfügbar, und der Wartungsaufwand des alten lokalen Exchange entfällt vollständig.
„Unsere E-Mails liefen ununterbrochen weiter – den Wechsel haben wir im Alltag kaum gemerkt. Heute arbeiten wir standortunabhängig und müssen uns um keinen eigenen Mailserver mehr kümmern.“
Geschäftsführung der Agentur
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